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Elektromobilität ist aus der modernen Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Immer mehr Unternehmen setzen auf elektrische Dienstwagen, um Kosten zu senken und nachhaltiger zu agieren. Doch was passiert, wenn das Laden am Firmenstandort nicht ausreicht – etwa für Vertriebsmitarbeiter im Außendienst oder um teure öffentliche Schnellladesäulen zu vermeiden? Hier kommt Charge@home ins Spiel: die Lösung, die es Mitarbeitern ermöglicht, ihre elektrischen Dienstfahrzeuge bequem am eigenen Wohnort zu laden.
Dieser komfortable Ansatz macht das Pendeln zur öffentlichen Ladesäule oder zum Unternehmensstandort überflüssig und ist die beliebteste Ladeoption für Mitarbeiter. Für Ihr Unternehmen bietet eine gut umgesetzte Charge@home-Strategie nicht nur zufriedene Mitarbeiter, sondern senkt auch interne Verwaltungskosten und ermöglicht eine transparente Kostenkontrolle.
Die Grundlage für das Laden zu Hause ist eine geeignete Wallbox, die am Wohnort des Mitarbeiters installiert wird. Während für rein private Zwecke oft einfache Wallboxen ohne Konnektivität ausreichen, ist für die Rückerstattung von Ladestrom für Dienstwagen eine intelligentere Lösung unerlässlich.
Beim Thema Dienstwagenwallbox sollten Unternehmen folgende Punkte beachten:
- Ladeleistung: Wallboxen gibt es mit unterschiedlichen Ladeleistungen (z.B. 11 kW oder 22 kW). Die Wahl hängt von der gewünschten Ladegeschwindigkeit und dem vorhandenen Stromanschluss ab.
- Konnektivität und intelligenter Zähler – Die Basis für rechtssichere Abrechnung: Im Gegensatz zu einfachen privaten Ladepunkten benötigen Sie für die Ladekostenrückerstattung Wallboxen mit intelligenten Funktionen und Konnektivität. Dazu gehören Features wie Zugangskontrolle (z.B. per RFID-Karte oder App) und vor allem die datengenaue Erfassung des geladenen Stroms. Ohne die Möglichkeit, Ladedaten präzise zu erfassen und zu übermitteln, ist eine transparente und manipulationssichere Abrechnung der Stromkosten kaum realisierbar. Eng verbunden damit ist das Eichrecht. In Deutschland ist es für die exakte und rechtssichere Ladestrom-Abrechnung von zentraler Bedeutung. Obwohl kein spezifisches Gesetz die Eichrechtskonformität für die Hausstromrückerstattung zwingend vorschreibt, empfiehlt die Arbeitsgemeinschaft Mess- und Eichwesen (AGME) dringend eine eichrechtskonforme Wallbox, sobald am Ladepunkt mehr als ein Fahrzeug geladen wird. Für einzelne Fahrzeuge kann zwar auch eine MID-Zertifizierung ausreichen, doch die manipulationssichere und nachvollziehbare Dokumentation einer eichrechtskonformen Lösung bietet stets höchste Rechtssicherheit für Unternehmen und Mitarbeiter.
ChargeX Empfehlung für die Hardware:
Für die Umsetzung einer rechtssicheren und effizienten Charge@home-Lösung empfehlen wir den Einsatz einer eichrechtskonformen Wallbox. Dies stellt sicher, dass alle Ladevorgänge manipulationssicher erfasst und korrekt abgerechnet werden können, was sowohl Ihr Unternehmen als auch Ihre Mitarbeiter schützt. Ein Beispiel für eine solche Lösung ist die Dienstwagenwallbox Professional von ChargeX, die speziell für die Anforderungen der gewerblichen Ladestromrückerstattung entwickelt wurde.
Die Verteilung der Kosten ist ein zentraler Punkt, der vor der Implementierung einer Charge@home-Lösung umfassend geklärt werden muss. Hierbei spielen auch wichtige steuerliche Implikationen eine Rolle, die direkt bei den einzelnen Kostenfaktoren relevant werden.
Hardware (Wallbox) & Installation: Soll Ihr Unternehmen die Wallbox kaufen und dem Mitarbeiter zur Verfügung stellen und/oder die Installationskosten übernehmen?
- Bei temporärer Überlassung: Wenn das Unternehmen die Wallbox und deren Installation dem Mitarbeiter temporär zur Nutzung überlässt (wobei die Wallbox Eigentum des Unternehmens bleibt), sind diese Vorteile für den Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen steuerbefreit. Dies macht die Bereitstellung besonders attraktiv und unkompliziert.
- Bei vollständiger Übereignung: Eine vollständige Übereignung der Wallbox samt Installation an den Mitarbeiter (d.h. der Mitarbeiter wird Eigentümer) kann der Arbeitgeber nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nummer 6 EStG unter bestimmten Voraussetzungen pauschal mit 25 % versteuern. Diese Pauschalversteuerung ist möglich, wenn die Überlassung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt, und macht die Abwicklung für das Unternehmen und den Mitarbeiter einfacher als eine individuelle Versteuerung.
Ihr Unternehmen hat die Wahl, die Wallboxen für Ihre Mitarbeiter zu kaufen oder zu mieten. Die steuerlichen Implikationen, die wir soeben besprochen haben, gelten hierbei wie folgt:
Kauf: Kauft Ihr Unternehmen die Hardware, kann diese dem Mitarbeiter entweder temporär überlassen (steuerbefreit) oder übereignet (25 % Pauschalversteuerung) werden. Ein Kauf bedeutet eine einmalige Investition für Ihr Unternehmen und ermöglicht mögliche steuerliche Abschreibungen.
Miete: Mietmodelle implizieren in der Regel eine temporäre Überlassung der Ladeinfrastruktur an den Mitarbeiter, wodurch diese Vorteile steuerbefreit sind. Sie bieten zudem Flexibilität, geringere Anfangsinvestitionen, die Möglichkeit, flexibel auf Mitarbeiterfluktuation zu reagieren, und oft inkludierte Service- und Wartungsleistungen, was den Verwaltungsaufwand weiter reduziert.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? Bei Lösungen, bei denen die Wallbox im Besitz des Unternehmens verbleibt (typisch für Mietmodelle oder Kauf mit Überlassung), kann sie bei Bedarf von einem neuen Mitarbeiter genutzt oder professionell deinstalliert werden. Der Vertrag mit dem Dienstleister regelt diesen Übergabeprozess klar, was die Planbarkeit für Ihr Unternehmen erhöht.
Es ist unerlässlich, sich hierzu mit einem Steuerberater abzustimmen, um die individuellen Vorteile optimal zu nutzen und alle aktuellen Vorschriften einzuhalten.
Basierend auf den Erfahrungen und den beleuchteten Vorteilen möchten wir Ihnen eine bewährte Strategie für die Umsetzung Ihrer Charge@home-Lösung empfehlen:
Setzen Sie auf das Mietmodell für die Wallbox: Es empfiehlt sich das Mietmodell für die Ladeinfrastruktur. Die geringen Anfangsinvestitionen, die transparente Kostenkontrolle durch inkludierte Services und vor allem die hohe Flexibilität bei Mitarbeiterfluktuation machen es zur idealen Wahl für Unternehmen.
Mitarbeiter übernimmt Installationskosten: Für die Installation der Wallbox am Wohnort empfiehlt sich, dass der Mitarbeiter die Kosten trägt. Die installierte Infrastruktur verbleibt so im Eigentum des Mitarbeiters und kann auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses weiter genutzt werden. Um hier Planungssicherheit zu schaffen, ist es ratsam, einen Dienstleister wie ChargeX als Generalunternehmer zu beauftragen, der bereits vorab ein pauschales Installation Angebot nennen kann.
Die Rückerstattung des Ladestroms ist das Herzstück einer gelungenen Charge@home-Lösung. Sie muss transparent, unkompliziert und vor allem rechtssicher erfolgen. Im Folgenden beleuchten wir die verschiedenen Prozesse zur kWh-genauen Rückerstattung, die eine transparente und manipulationssichere Abrechnung ermöglicht.
Bei dieser Methode wird die Erstattung in der Regel über das interne Spesenmanagement des Unternehmens abgewickelt. Der Grad der Automatisierung bei der Datenübermittlung kann dabei variieren:
Vollständig manuelle Erfassung: Der Mitarbeiter erfasst die geladene kWh-Menge (oft basierend auf dem Hausstromzähler oder einer einfachen Wallbox ohne Konnektivität) und reicht diese zusammen mit Belegen als Spesenauslage ein. Das Unternehmen erstattet die Stromkosten.
- Nachteile: Dieser Weg ist extrem aufwendig, fehleranfällig und ohne eichrechtskonforme Messung rechtlich nicht manipulationssicher. Für eine größere E-Flotte ist dies administrativ nicht tragbar.
Datenübernahme via zentralem Dashboard: Das Unternehmen erhält die Ladedaten (z.B. von einer intelligenten Wallbox mit Konnektivität und Messtechnik) über ein zentrales Dashboard einer Anbieterlösung. Diese Daten können dann manuell oder semi-automatisiert in den Spesenprozess überführt und vom Unternehmen erstattet werden.
Automatisierte Datenübernahme per Schnittstelle: Die Ladedaten werden von der Wallbox oder einer zentralen Plattform per Schnittstelle direkt in die Lohnbuchhaltung oder ein Spesenmanagement-System (bspw. mittels SAP Concur) eingespielt. Dies minimiert manuelle Eingriffe erheblich und sorgt für höchste Effizienz.
Die effizienteste und zukunftssicherste Lösung für die Stromkostenrückerstattung Dienstwagen ist der Einsatz spezialisierter Dienstleister. Diese bieten eine integrierte Komplettlösung an:
- Intelligente, eichrechtskonforme Wallboxen: Der Dienstleister stellt Wallboxen bereit, die den geladenen Strom präzise und manipulationssicher erfassen. Dank Eichrechtskonformität ist die Abrechnung rechtssicher.
- Installation und Planung: Der Dienstleister übernimmt die Installation sowie den organisatorischen Aufwand, um die jeweilig benötigte Hardware am Wohnort des Mitarbeiters zu installieren.
- Automatisierte Datenerfassung & Abrechnung: Die Ladedaten werden automatisch erfasst und dem Unternehmen monatlich zur Verfügung gestellt. Der Dienstleister übernimmt die aufwendige Einzelabrechnung und erstellt eine Sammelrechnung, die dem Unternehmen direkt in Rechnung gestellt wird.
Um sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren zu können, empfiehlt sich die Nutzung einer Komplettlösung für Charge@home. Ein spezialisierter Dienstleister übernimmt dabei nicht nur die Planung der Installation, sondern auch alle komplexen Abrechnungsprozesse für den Ladestrom. Für Unternehmen, die bereits SAP Concur oder ähnliche Systeme nutzen, kann diese integrierte Lösung besonders attraktiv sein, da bereits vorhandene IT-Infrastruktur nahtlos eingebunden und so maximale Synergien erzielt werden. ChargeX bietet hier beide Lösungen je nach Kundenanforderung.